Datensätze / Tabellen

Mit Datensätzen können zentrale Daten gespeichert / verwaltet werden und in unterschiedlichen Forms genutzt werden. Die Datensätze werden unter Forms Datensätze verwaltet. Hierfür werden Administrator-Rechte benötigt.

Datensatz / Tabelle erstellen

Klicke auf Tabelle hinzufügen um eine neue Tabelle zu erstellen. Hier gibt es mehrere Optionen:

Leerer Datensatz

Erzeugt einen leeren Datensatz.

Datensatz importieren

Ein Datensatz kann aus einer Datei wie bspw. einer Excel-Tabelle erstellt werdeb. Es stehen die Formate .xls .xlsx sowie .csv zur Verfügung. Dabei werden die Spaltennamen immer aus der ersten Zeile generiert.

API-Datensatz

Datensätze können auch dynamisch von Drittanbietern geladen werden. Hierbei wird eine GET-Anfrage an den Drittanbieter gesendet und die Daten, wie definiert, als Datensatz importiert. Die Daten müssen vom Anbieter im JSON-Format zurückgegeben werden. (s. unten)

Datensatz verwalten

Feld / Spalte

Mit einem Klick auf den Pfeil in der Kopfzeile der Spalte öffnen sich die Spalten-Einstellungen. Hier können Felder umbenannt, weitere Felder hinzugefügt oder gelöscht werden. Der Feldname muss eindeutig sein und kann in Berichten und Formeln genutzt werden.

Hinweis

Wird ein Feld nachträglich umbenannt, müssen sämtliche Formeln und Berichte, welche auf dieses Feld verweisen, angepasst werden.

Datensatz / Zeile

Mit einem Klick auf die Zeilen-Nummer ganz links öffnen sich die Datensatz-Einstellungen. Hier kann eine Zeile dupliziert, hinzugefügt oder gelöscht werden. Die Datensatz-ID wird ganz unten angezeigt. Diese eindeutige ID kann bspw. in Automationen verwendet werden.

Tabelle umbenennen

Über den Button Mehr kann eine Tabelle umbenannt werden. Die Zuweisung in einzelnen Forms müssen icht angepasst werden, es wird weiterhin auf die richtige Tabelle zugegriffen.

Datensatz importieren

Sollen Daten aus einer Datei aktualisiert oder importiert werden, wähle Mehr -> aus Datei importieren. Dies überschreibt alle existierenden Daten in diesem Datensatz. Wenn bspw. alle Daten in einer xlsx-Tabelle gepflegt werden, können diese bei Änderungen immer wieder importiert werden. So bleiben die Daten in Forms synchron mit deiner xlsx-Tabelle.

Feld Typ / Art

Jedem Feld / Spalte wird ein Feld-Typ zugewiesen. Folgende Arten stehen zur Verfügung.

Text

Dies ist der Standard Typ. Das Feld kann für jegliche Arten von Text verwendet werden.

Zahl

In diesem Feld sind nur Zahlen zulässig. Zusätzlich kann das Format eingestellt werden, welches bestimmt, wie diese Zahl dargestellt wird.

Auswahl

Über ein Auswahl-Feld können vordefinierte Optionen ausgewählt werden. Dieses Feld wird auch Dropdown-Feld genannt.

Datum

Um ein Datum zu speichern, kann diese Feld-Art verwendet werden. Optional kann zusätzlich die Uhrzeit gespeichert werden.

Datensatz verwenden

Nutze im Form das Module Datensatzauswahl, dann kann der Nutzer ein Element aus allen Einträgen des festgelegten Datensatzes auswählen. Im Forms-Eintrag werden alle, zum Zeitpunkt des Eintrags festgelegten Werte des Elements gespeichert. Die Auswahlliste aktualisiert sich automatisch in allen Forms, wenn ein Datensatz bearbeitet wird.

API Datensatz bearbeiten

Hinweis

Achte darauf, dass der Drittanbieter nicht zu viele Daten zurückgibt. Didesk lädt automatisch alle Daten, wenn ein Datensatz in einem Form eingebunden ist. Bei großen Datensätzen könnte dies die Ladezeit des Forms enorm verlängern. Wir empfehlen max. 100 Elemente.

API URL

An diese Adresse wird die GET-Anfrage gesendet. Mit URL-Parameter können hier verschiedene Werte wie zum Beispiel ein API-Schlüssel oder Filter übergeben werden.

Authentifizierung

Wird vom Drittanbieter eine Authentifizierung per Basic-Token gefordert kann hier der Benutzername und das Passwort eingegeben werden.

Übergeordneter Knoten

Werden die Daten direkt im Wurzelelement zurückgegeben kann dieses Feld leer gelassen werden. Wird allerdings eine Antwort zurückgegeben bei der sich die Elemente bspw. in response->items befinden, trage hier items ein.

Spalten

Hier wird festgelegt welche Werte in die Tabelle übernommen werden sollen. Trage in das erste Feld das API Attritbut des entfernten Elements ein. Im zweiten Feld den lokalen Feldnamen und im dritten den Feld-Typ.

//Beispiel JSON-Antwort des Drittanbieters
[
    {
        id: 1,
        name: 'Forms Test',
        color: '#123456'
    },
    {
        id: 2,
        name: 'didesk Test',
        color: '#654321'
    }
]

API Attribute	Feldname	Typ
id	ID-Nummer	Zahl
`color	Farbe	Text