Forms Automationen

Automationen können verwendet werden um Prozesse automatisch, nach dem Ausfüllen eines Forms, zu starten. Diese können im Form Baukasten im Tab Automation per Drag & Drop hinzugefügt werden. Die Automationen werden der Reihe nach von oben nach unten ausgeführt.

Abbrechen

Mit dieser Automation wird der Eintrag abgebrochen. Die übermittelten Daten werden nicht gespeichert und der Nutzer erhält die angegebene Fehlermeldung. Diese Automation sollte nur unter einer Bedingung / Wenn-Automation verwendet werden, da andernfalls keine Einträge gespeichert werden. Alle weiteren Automationen, welche nach Abbrechen folgen, werden nicht ausgeführt.

Hinweis

Auch wenn der Eintrag nicht gespeichert wird, zählt das senden des Forms zu den monatlich übermittelten Einträgen, da die vorherigen Automationen dennoch ausgeführt werden.

Bedingung / Wenn

Dises Modul wird verwendet um weitere Automationen unter bestimmten Voraussetzungen auszuführen. Alle Automationen in dieser Gruppe werden nur ausgeführt, wenn die definierte Regel zutrifft. So kann bspw. eine bestimmte E-Mail gesendet werden, wenn der Nutzer eine definierte Option im Form gewählt hat.

Bericht herunterladen

Diese Automation lädt automatisch den gewählten Bericht auf dem Gerät des Nutzers herunter, wenn das Form ausgefüllt wurde.

Datensatz ändern

Diese Automation ändert gewisse Datensätze nach dem Senden des Forms. So können bspw. Kursanmeldungen / Teilnehmerzahlen in einem Datensatz nach jedem Eintrag erhöht werden oder der Status eines Datensatzes angepasst werden.

Hinweis

API-Datensätze können nicht geändert werden, da die Datensätze von einer externen Quelle stammen.

Welcher Datensatz soll geändert werden?

Über Datensatzauswahl-Modul ermitteln - Mit dieser Option wird der vom Nutzer gewählte Datensatz in einem Datensatzauswahl-Modul geändert.

Statisch über Datensatz-ID wählen - Möchte man einen festen Datensatz in einer Tabelle ändern, wird diese Option gewählt.

Datensatzauswahl-Modul wählen

Wähle das Datensatzauswahl-Modul in deinem Form, welches den Datensatz der geändert werden soll, ermittelt. Hast du kein Datensatzauswahl-Modul in deinem Form, dann kannst du einen statischen Datensatz bestimmen.

Hinweis

Module innerhalb einer Mehrfacherfassung können nicht gewählt werden.

Datensatz-ID

Hast du die statische Datensatzauswahl gewählt, muss hier die ID des Datensatzes in der Tabelle eingetragen werden. Mehr Informationen hierzu findest du unter Datensätze.

Feld

Hier entscheidest du, welches Feld des Datensatzes geändert werden soll. Möchtest du mehrere Felder ändern, dupliziere einfach die Automation oder füge eine weitere Datensatz ändern-Automation hinzu.

Neuer Wert / Formel

In diesem Feld wird der neue Wert eingetragen. Dies kann ein fester Wert sein, oder aber ein dynamischer (über eine Formel berechneter) Wert. Die eigenen Felder des zu bearbeitenden Datensatzes können mit %Feldname% in der Formel verwendet werden.

Beispiel:
ADD(%Teilnehmerzahl%, 1) => addiert den Wert im Feld "Teilnehmerzahl" mit 1

E-Mail senden

Diese Automation sendet automatisch eine E-Mail, nachdem das Form ausgefüllt wurde.

E-Mail Account

Dies ist der Absender der E-Mail. Hierfür muss ein E-Mail Account in didesk angelegt sein (s. E-Mail / SMTP Account hinzufügen)

Empfänger

Hier wird der Empfänger der E-Mail eingetragen. Dies kann eine statische E-Mail Adresse sein oder aber auch ein E-Mail-Eingabefeld. Dazu wird die Feld-ID in eckigen Klammern angegeben:

//E-Mail Feld mit der ID: 'e_mail_0'
{e_mail_0}

So wird eine E-Mail an die Adresse im angegebenen Feld gesendet.

Nachricht

Hier wird die E-Mail Nachricht eingetragen. Alle Werte der Module können als Platzhalter, mit der Feld-ID in eckigen Klammern, genutzt werden. So kann bspw. der Nutzer persönlich angesprochen werden:

//Texteingabefelder mit der Feld-ID: 'vorname' und 'nachname'
Hallo {vorname} {nachname},
vielen Dank für die Nutzung unseres didesk Forms...

Bericht anhängen

Optional kann der Nachricht ein PDF-Bericht angehängt werden. Der Bericht muss vorher angelegt werden (s. Berichte).

Nachricht anzeigen

Dieses Modul zeigt dem Nutzer nach dem Senden des Forms eine Nachricht an. Diese Automation überschreibt die Standard Nachricht. Kombiniert mit Bedingungen können so unterschiedliche Nachrichten angezeigt werden.

Text Typ

Hier wird die Darstellung der Nachricht eingestellt. Die Darstellung kann im Design Editor angepasst werden. Aktiviere die Option Form gesendet im Designer um eine Vorschau zu sehen.

Nachricht

Diese Nachricht wird dem Nutzer angezeigt. In diesem Feld können auch Platzhalter verwendet werden. Siehe: Verweise auf Felder

Status ändern

Hast du die Option Status für dein Form aktiviert, kannst du hier den Status des Eintrags automatisch anpassen lassen. Am besten in Kombination mit einer Bedingung-Automation

Webhook

Für Fortgeschrittene/Entwickler: Nach dem Senden eines Eintrags, kann automatisch ein Webhook ausgeführt werden, um eine Aktion in einem anderen Tool/Website auszuführen.

Webhook-URL

Die Ziel-Adresse des externen Tools. Es muss sich um eine sichere https Adresse handeln. Es können Platzhalter in der URL verwendet werden. Siehe: Verweise auf Felder

Methode

POST Mit dieser Methode werden alle Daten des Eintrags (einschließlich Berichte) als JSON Parameter an die Webhook-URL gesendet.

GET Mit dieser Methode wird lediglich die Webhook-URL aufgerufen, es werden keine zusätzlichen Daten gesendet.

Authentifizierung

Verlangt das externe Tool eine Authentifizierung, kann diese hier konfiguriert werden.

Mögliche Optionen: Basic-Auth

Daten

Du kannst individuell festlegen, welche Daten über den Webhook gesendet werden. Mit der Option Standard werden alle Informationen an den Webhook gesendet.

Beispiel Standard POST-Parameter

{
  "id": 647,
  "template_id": 102,
  "user_id": 1,
  "values": {
    "test": {
      "key": "input-text",
      "value": "Test Quittung"
    },
    "datum": {
      "key": "input-date"
    },
    "quittungsnummer": {
      "key": "logic-unique-id",
      "value": "Q-84"
    }
  },
  "status": null,
  "created_at": "2025-03-14T14:04:14.000000Z",
  "reports": [
    "https://[PERSÖNLICHE-DOMAIN].didesk.de/storage/534f358fb223632db5976bb1c92b8c5d?expires=1749984136&user=1&signature=e3eb8301102bbb9615a5432e2ccee0865de5067e8df24dbfa94d09fcf996e432"
  ]
}

Individuelle Daten

Mit dieser Option bestimmst du, welche Daten gesendet werden. Diese Daten müssen im JSON-Format angegeben werden. So kannst du die Daten, wie von deiner API-Schnittstelle definiert, senden. Um Werte aus dem Form-Eintrag zu senden, kannst du Platzhalter verwenden. Siehe Verweise auf Felder

Hinweis

Daten werden nur gesendet, wenn die Methode "POST" verwendet wird.

Beispiel:

{
  "test": "{test}",
  "datum": "{datum}",
  "quittungsnummer": "{quittungsnummer}",
  "statisch": "Irgendein statischer Wert"
}

Weiterleiten

Möchtest du den Nutzer nach der Übertragung auf eine andere Webseite weiterleiten, kannst du diese Automation verwenden. In der Ziel-Url kannst du auch Platzhalter verwenden. Siehe: Verweise auf Felder